Erfahrungen mit der Orga von Usertreffen?

Alkohol, jede Menge Alkohol

Ich würde mal sagen es kommt drauf an wie du das ganze aufziehen möchtest . Eine relativ einfache Möglichkeit ist es entsprechend der Teilnehmer Tische in einem Lokal o.ä. zu reservieren und halt den Termin und die Adresse rauszugeben. Ratsam ist es dabei, die User auch schon in Planung mit einzubeziehen, z.B. halt welches Lokal denn für so ein Treffen geeignet wäre oder so.

Außerdem sollte der Treffpunkt möglichste zentral liegen. Wenn ihr natürlich ein Programm dazu anbieten wollt würde das ganze etwas komplizierter

Wir planen auch grad ein Treffen der Lokalgruppe NRW.. Wichtig ist dabei, dass der Ort Zentral liegt.

Andere Dinge hängen von der Art der Community ab. In unserem Autoforum kann man davon ausgehen, dass die Mitglieder die Möglichkeit haben von weiter weg zu kommen

Für das Treffen planen wir ein kleines Rahmenprogramm z.B. Vorträge von Experten und ne kleine Ausfahrt in die ländliche Umgebung.z

alkohol hihi die antwort ist ned schlecht

also ... ich hab schon nen menge solcher treffen organisiert, es empfiehlt sich immer das möglichst "abgeschlossen" zu machen ... irgendwo wo die leute dann auch bleiben müssen... mit übernachtung, weil viele erst nach stunden so richtig aufwachen....

Von wievielen Menschen sprechen wir denn? 10 oder 100 oder 1000?

Hallo,

Dank für Eure Anregungen. In denke, dass wir von etwa 30-40 Personen ausgehen können. (Zusagen werde mehr, aber o.g. Zahl dürfte realistisch sein.)


Grüße,
Gérome

Ich habe bei mir um das Forum herum eine Webseite für ein bestimmtes Motorradmodell aufgebaut. Neben technischen Hintergründen steht die Gemeinschaft im Mittelpunkt. Wir veranstalten ein Mal im Jahr ein Treffen der User des Forums.

Es ist immer viel Arbeit, Anmeldeseiten fertigmachen, Location finden und buchen, Aktivitäten planen und vorbereiten. Nun ist das bei Motorradtreffen eher einfacher, die Teilnehmer sind in allgemeinen eher homogen vom Alter und den Interessen her...

Ich habe festgestellt, das die User alle das gleiche Bike fahre, aber ansonsten nichts gemeinsam haben. Es kommt gelegentlich zu unterschiedlichen Erwartungen. Der positve Eindruck überwiegt aber immer, nach dem Treffen sind sich alle viel näher gekommen und der Zusammenhalt wird gefestigt wenn man sich endlich mal live gesehen hat. Auch ganz neue Mitglieder sind immer dabei und freuden sich so viel schneller mit den anderen an.

Was man vergessen kann sind Planungsgespräche oder Workshops zum Forum oder so... die wollen eigentlich nur ihren Spass und mit Benzinreden eine gute Zeit haben. Das Fremdeln wird durch Namenschilder vermieden die man vorher ausgeben kann. Merchandising hat Sinn, ein T-Shirt oder so stärkt die Gemeinschaft. Ich habe auch immer wieder etwas Geld herein bekommen für das Hosting und die ganze Mühe.

Ansonsten ist das Treffen immer wieder eines der Höhepunkte des Jahres für mich und ich würde ungern darauf verzichten. Die Arbeit wird nicht weniger, zuletzt waren wir an die 100 Leute auf über 80 Motorrädern, es finden sich immer wieder Helfer die das vor Ort planen und koordinieren. Eine Nachbereitung in Form von Bilderseiten oder einer CD-ROM mache ich immer daraus. Das bringt allen viel Spass.

Hilft das etwas?

Gruß

Norbert

Links:
Webseite zum Treffen 2003
Info zum kommenden Treffen

Wie lange soll das Treffen dauern?
Wo können die Teilnehmer schlafen ,wo sich waschen/duschen?
Wie verpflegen sich die Leute? Haben wir a) genug zu futtern, b) genügend Sitzmöglickeiten?
Rahmenprogramm, Tagesablaufpläne für die Orgas und für die Teilnehmer?
Habe ich genug Orgas, brauche ich Springer, wer macht was?
Wer kauft ein, wie lange davor, wo wird alles gelagert?
Reicht das Geld, wer zahöt wieviel, wie lange davor? Kann ich im Falle das Falles auslegen (auch mal 100 oder mehr EUR, Getränke/Würtschen/Steaks sind teuer ).
Was gibts zu futtern, sind Vegetarierer/Veganer dabei, kleine Kinder, Säuglinge (Wickelstation!).
Wie reisen die Leute an, muss jemand abgeholt werden, wie groß ist das Anreisezeitfenster?
Ist wirlich alles fertig, bis die ersten 10%-20% angekommen sind (danach hast Du keine Zeit mehr was zu tun, weil die Leute Dich Sachen fragen, die ersten Probleme auftreten, ... Außerdem läuft man sich dann nur gegenseitig über die Füse)?
Lass ein paar Sachen, die man am ersten Tag nicht unbedingt braucht, unerledigt und frage abends in die Runde, wer am nächsten morgen mal schnell mithelfen möchte. Auch so kommen sich die Leute näher.

Puh...

Zugegeben, das sind meine Erfahrungen aus Veranstaltungen mit 100+ Teilnehmern, Dauer 3-4 Tage. Vielleicht iss trotzdem was für Dich dabei

Manchmal verselbstständigen sich Ideen. :-) Was gedanklich als Runde von 10 Mann um den Tisch einer Kneipe begann, endete in der Buchung eines Tagungsraumes für 200 Personen.

Wir haben unser Treffen auf zwei weitere große Communities ausgedehnt, Sponsoren gefunden und ich bin mächtig gespannt, was am Ende dabei herauskommen wird: www.delphi-tage.de oder die Kurzfassung unter (http://www.delphipraxis.net/topic46654.html).

Also mal ehrlich - das Treffen in der Kneipe hätten wir auch alleine geschafft, wären dann jedoch hinsichtlich der Personenanzahl und der Möglichkeiten recht beschränkt gewesen. Aber für einen Tagungsraum, der seinen Namen verdient, wird man ein kleines Vermögen los. Diese Kosten hätten wir nicht auf die Teilnehmer abwälzen können, um so schöner, wenn man Sponsoren findet. Drücken wir also die Daumen, am Ende nicht mit Steinwürfen aus der Halle gejagt zu werden. *g*


Grüße,
Gérome

Ich wünsche euch viel Glück, wird schon schiefgehen

Wir haben auch sowas ähnliches vor, dann eher als Workshop mit Schraubertipps für max. 10 Leute

Wie schaut's eigentlich mit Teilnehmern aus, die nicht volljährig sind? Geraten wir als Veranstalter in besondere Haftungs- oder Aufsichtspflichten?

Grüße,
Gérome

Ihr müsst natürlich darauf aufpassen, dass den Minderjährigen kein Alkohol ausgeschenkt wird und das sie ab einer bestimmten Uhrzeit nicht mehr an der Veranstaltung teilnehmen. Ab 24 Uhr ist laut dem Jugendschutzgesetz Schicht im Schacht für die < 18 Jährigen.
Ich denke du als Veranstalter bist dazu verpflichtet das zu überprüfen.

Okay, danke. Wenn das alles ist, dann bin ich auf der sicheren Seite. Unsere Veranstaltung endet offiziell um 17:00 Uhr - wer dann mit wem in Gruppen was Essen geht, ist nicht mehr meine Sache. Und tagsüberwird es auch nur Kaffe und Softdrinks etc. geben, so dass auch von dieser Seite keine Gefahr droht. :-)


Grüße,
Gérome

Respekt, was Ihr da auf die Beine gestellt habt. Von einem kleinen Usertreffen im kleinen Kreis direkt zur Delphi-Tagung
Dass Ihr auf Anhieb ohne jegliche Referenz vorher Sponsoren gefunden habt, finde ich ehrlich gesagt etwas überraschend. Wie habt ihr das gemacht? Hatte da jemand von euch Kontakte?
Sind schon Anmeldungen eingetroffen und habt ihr eigentlich ein gutes Finanzpolster eingeplant, falls was schief gehen sollte?

Also: Viel Erfolg!

Es ist ja so, dass wir uns mit unseren Foren um genau eine Programmiersprache und ein dahinterstehendes kommerzielles Produkt kümmern: Borland Delphi. Genau genommen machen wir mit unseren Foren nichts anderes als kostenfreien und freiwilligen Support für die Firma Borland, indem wir Interessierten eine Anlaufstelle bieten. Borland insgesamt und für uns insbesondere Borland Deutschland weiß unser Engagement zu schätzen und als wir drei Foren mit unserem Plan an Borland herangetreten sind, hatten schnell den ersten Sponsor im Sack. Unsere Kontakte zu Borland Deutschland waren vorher schon recht gut, zum S&S-Verlag ebenso.

Grüße,
Gérome